Mittels nachfolgender Gegenüberstellung von zwei Tagen im Leben eines Recruiters heute und dem von in wenigen Jahren wird aufgezeigt, wie sich das Rollenprofil, und damit die Anforderungen an die Funktion verändert.
Ein Tag im Leben des Hiring Partners Miriam
Jahr: 2020
> Miriam kommt an ihren Arbeitsplatz in der HR-Abteilung, die örtlich zwischen Controlling und Accounting liegt.
08.30 Uhr: Miriam prüft eingegangene Dossiers für ihre zu betreuenden Vakanzen. Sie macht die A-C Vorselektion im System und druckt passende Profile zur weiteren Prüfung aus. Zeugnisse werden studiert und Unstimmigkeiten markiert. Unpassenden Personen sagt sie – über das ATS – mittels vorformulierter Templates ab. Interessante Dossiers leitet sie an die Führungskraft weiter. Die IT-Profile schickt sie – mangels Kenntnissen – ungeprüft an die Linie.
09.30 Uhr: Bedarfsgespräch mit Führungskraft. Fragekatalog zu Anforderungen und Stellenbeschrieb zusammenstellen. Im Gespräch werden Anforderungen und gesuchtes Profil thematisiert, wer bei den Interviews den Lead hat und was «sonst noch wichtig ist» für die Selektion.
10.15 Uhr: Anschliessend macht Miriam mit bestätigten Bewerbern ein erstes Interviewgespräch ab, Terminfindung und Vorbereitung der Unterlagen steht an.
10.45 Uhr: Mail-Anfragen von internen Mitarbeitenden und Peers beantworten.
11.15 Uhr: Telefonisches Einholen von Referenzauskünften. Kompetenzmodell und Fragenkatalog ausdrucken.
11.45 Uhr: Quick-Team-Meeting zur Besprechung von Spezialprofilen für die mögliche Triage. Papier-CV’s werden an das Whiteboard geheftet.
12.00 Uhr: Ein Spitzenkandidat von Miriam fragt telefonisch nach mehr Informationen zur Stelle für die Entscheidungsfindung. Für das Lohnband konsultiert sie den kantonalen Lohn-Benchmark. Dem Wunsch nach partiellem Home-Office versucht Miriam nachzukommen.
> Nachmittag: Fortführung der Arbeit im HR
13.30 Uhr: Zwei Persönliche Interviewgespräche. Miriam bereitet diese vor. Die Führungskraft wünscht eine vorherige Absprache und Nachbesprechung. In den Gesprächen hat Miriam den Alibi-Part der Firmenvorstellung, HR-Fragen und CV-Check inne, bevor die Führungskraft die restlichen 45 Minuten übernimmt.
16.00 Uhr: Miriam prüft ihr LinkedIn auf News und neue Kontakte.
16.15 Uhr: Eine Stellenanzeige soll von Miriam formal geprüft und auf einer Jobplattform geschalten werden. Dazu wählt sie standardmässig über den Provider einen Slot auf jobs.ch.
16.45 Uhr: Zu einem Bewerber müssen fehlende Unterlagen eingeholt werden. Ein Personalvermittler wartet ebenfalls auf Rückmeldung zur Dossier-Einreichung.
17.00 Uhr: Die Zusage eines Bewerbers löst für Miriam den Prozess der Vertragserstellung aus. Rücksprache zu Lohn und Startdatum mit dem Vorgesetzten. Ausdrucken des Vertrages, deren Anhänge und Einholen von Unterschriften.
17.45 Uhr: Der E-Mail-Reminder weist Miriam auf das morgige Organisieren eines Assessments hin.
> Miriam räumt ihren Schreibtisch gemäss Clean-Desk Policy und macht Feierabend.
Ein Tag im Leben des Talent Acquisition Managers Alex
Jahr: 2023
> Vormittags sucht sich Alex eine Workstation im Talent Acquisition-Sales Hub, der integrierter Bestandteil der Kommunikations- und Verkaufsabteilung ist.
08.30 Uhr: Auswertung von eingegangenen Video-Portfolios – mit Smartphone und Kaffee. Basis sind psychometrische Daten, Stimmanalyse und KeyWord-Tracker der Bewerbenden. Alex poolt diese in den richtigen Slot und teilt sie mit dem Hiring Manager. Gleichzeit triagiert und matcht er – dank dem ProfilMatcher und Candidate-Background-Check – aussortierte Profile mit anderen Positionen nach Zielwert Cultural Fit.
09.30 Uhr: Online-Kampagnen-Auswertung laufender Publikationen. Daraufhin kauft er mittels Programmatic bei den Target-Plattformen Job-Anzeigeflächen. Datenübermittlung in das Team-Dashboard.
10.30 Uhr: Via Smart-App Video tauscht er sich mit einem Kandidaten aus und macht eine virtuelle Job-Sales-Tour durch die Firma. Die negativen Parameter laufen auf eine Instant-Absage hinaus.
11.30 Uhr: ein Kandidat wünscht eine projektbasierte Vertragsform. Rücksprache mit der Führungskraft und deren Aufklärung zu New-Work-Modellen. Die hauseigene Alexa schafft Abhilfe in der Datenauswertung vergleichbarer Fälle, die Stefan wiederum um seinen Case ergänzt.
> Am Nachmittag arbeitet Alex im Team der IT-Entwickler im designierten Collaboration-Space.
13.30 Uhr: Orientierungsgespräch für eine neue Vakanz. Targeting-Strategie, Keywords und Profil werden mittels Daten aus dem TA-Dashboard definiert. Der Projektleiter pocht auf Instant Hire – ohne Ausschreibung und projektbasierte Zusammenarbeit mit Start in 10 Tagen. Alex überlegt sich, eine Talent Growth Hacking Strategie zu fahren. Der Projektleiter wird – dank Recruiting Sales-Video-Tutorials – gleich befähigt in Interviewführung, Netzwerk–Aktivierung und Generierung von passenden Kontakten.
14.30 Uhr: Talent Sourcing: Für eine schwierige Position sourct Alex mit Keywords semantisch im Talent-Pool, und erstellt mit dem LinkedIn Recruiter und Sales Navigator Longlists analog der Personas.
15.00 Uhr: Für die Finalisten bereitet er die Kommunikationsstrategie und den Content auf. Dazu spiegelt er die Cultural Values und Sales-Aktivitäten im hauseigenen Branding-Transparency-Index. Anschliessend kontaktiert er die Zielpersonen.
15.30 Uhr: Closing-Coffee: Abschlusstreffen mit einem Kandidaten. Zusammen mit dem CX-Review – dem Bewertungstool für die Candidate Experience übermittelt er den Vertrag zur digitalen Unterschrift.
16.30 Uhr: Vakanz-Auswertung mit dem HR Data Analyst für eine abgeschlossene Vakanz. Anzahl / Herkunft der Kandidaten, Click-Rates, RTB-Kosten, Reaktionsgeschwindigkeit sowie CX-Review werden gespiegelt und gegenüber gestellt. Final in das TA-Team-Dashboard hochgeladen.
17.30 Uhr: Alex datiert im AI basierten Kalender seine Verfügbarkeiten auf, damit das Tool die automatische Terminvereinbarung mit Kandidaten und Führungskraft korrekt matchen kann.
> Auf dem Weg zum Feierabend-Bier mit den Sales-Agents postet Alex im Channel-App noch ein Google-Ad der neuen IT-Recruiting-Kampagne. Click and Cheers.
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